POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, mediante las cuales se establece el Régimen General de Protección de Datos Personales, se implementan las presentes políticas generales para el tratamiento de los datos de sus funcionarios, clientes, proveedores o cualquier tercero que haga parte de la base de datos de la que sea responsable CargoCorp UW, su matriz, sucursales, filiales y demás empresas del grupo empresarial.

2. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión y demás usos para el tratamiento que se dará a los datos personales manejados por CargoCorp UW en su calidad de responsable y encargado del tratamiento. Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de CargoCorp UW.

3. DEFINICIONES

• AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento expreso y libre que el titular entregará a CargoCorp UW por un medio documental para el tratamiento de sus datos.
• DATOS SENSIBLES: Se entenderá por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• ENCARGADO: Podrá ser CargoCorp UW o un tercero autorizado para ello, quienes realizarán el tratamiento de los datos entregados por el titular, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• RESPONSABLE: CargoCorp UW como responsable de la base de datos decidirá sobre la misma y/o por el tratamiento de los datos entregados por el titular, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos sean objeto de Tratamiento
• TRATAMIENTO: Consiste en la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos que use CargoCorp UW para llevar a cabo su razón social.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CargoCorp UW sociedad comercial legalmente constituida en los Estados Unidos, con subsidiaria en Colombia domiciliada en la carrera 12A #79-08 Oficina 401 de la ciudad de Bogotá.

Página web: www.cargocorpuw.com

Teléfono: (60-1) 7482217

Email: compliance@cargocorpuw.com

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

CargoCorp UW obtendrá los datos personales mediante la recolección directa o través de terceros debidamente autorizados para proporcionar tal información con fines comerciales para el cumplimiento de su razón social. CargoCorp UW garantizará el almacenamiento seguro de la información contenida en la base de datos, así como su no venta o suministro a terceras personas diferentes a su matriz, filiales y demás empresas del grupo empresarial.

Los datos recolectados se usarán con fines comerciales, de mercadeo, estadísticas, actualización de datos, encuestas de satisfacción, análisis de tendencia y en general demás estudios de técnica útiles para la promoción de los productos y servicios de CargoCorp UW y las finalidades que a continuación se señalan:

• Ejecutar las actividades previstas en el desarrollo de la relación laboral y/o contractual con los empleados, proveedores y administradores
• Realizar las actividades relacionadas con el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST en adelante).
• Tramitar la solicitud de vinculación como intermediario, tomador, asegurado y/o beneficiario del contrato de reaseguro.
• Tomar decisiones respecto a la negociación, colocación, renovación y ejecución de pólizas con los proveedores de capacidad (reaseguradores) de acuerdo con las políticas de suscripción, incluyendo la determinación de primas y selección de riesgos.
• En base a las obligaciones legales, controlar, prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos fraude y lavado de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos aplicables a la operación.
• Consulta, almacenamiento, administración, transferencia, procesamiento de información a las centrales de información o bases de datos debidamente constituidas referentes a prevención de lavado de activos o sanciones económicas para la prevención de delitos, terrorismo y de fraude.
• Ejecutar y cumplir con los contratos de reaseguro, así como, la evaluación, trámite, liquidación, ajuste y pago de siniestros, cuando corresponda, gestionar las controversias sobre siniestros, a través de abogados o terceros externos especializados.
• Adelantar las gestiones de cobranza, recordatorios de pago, vencimientos y renovaciones a través de correos electrónicos, contacto telefónico y otros.
• Responder las solicitudes o peticiones de socios comerciales como proveedores de capacidad, intermediarios o entes reguladores.
• Administrar la infraestructura y operaciones comerciales; cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos los de auditorías, finanzas, contabilidad, sistemas de tecnología de la Información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; gestión de registros y documentos.
• Resolver quejas y tramitar solicitudes de acceso a datos o corrección de estos.
• Procurar la seguridad de las personas y bienes dentro de las instalaciones para lo cual se puede contar con cámaras de videovigilancia.
• Transmitir la información a terceros encargados escogidos por CargoCorp UW a nivel nacional o internacional para el cumplimiento de las finalidades informadas al Titular, como lo son a proveedores tecnológicos donde se ubica el hosting de nuestros servidores, con nuestro grupo de empresas, proveedores de servicios, ajustadores, investigadores, intermediarios de seguros, entre otros socios comerciales.

6. MECANISMOS DE OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

CargoCorp UW requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales en los casos donde la empresa obtenga de manera directa la información, como sucede en el proceso de vinculación de un empleado o eventualmente de un proveedor que sea persona natural. Para ello, CargoCorp UW en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, cuenta con un formato de autorización que será compartido a los titulares previamente a su vinculación, lo conservará de manera permanente como prueba de la autorización.

Por el modelo de negocio CargoCorp UW para ciertas líneas como Motor o Casco se podrían llegar a obtener datos personales privados o semiprivados, en este escenario CargoCorp UW actúa como encargado, considerando que el intermediario es quien realiza el contacto con el titular y obtiene la autorización para el manejo de datos en los casos donde la regulación local lo exija y está facultado para transferir esta información a CargoCorp UW para la cotización de productos de reaseguro. En dado caso que se requiera por parte de algún ente regulatorio o supervisor, se solicitara al intermediario o aseguradora la prueba de la autorización.

7. INFORMACIÓN SENSIBLE

Como parte del SG-SST se deben recolectar datos de la condición médica y estado de salud, enfermedad física o mental diagnosticada o en proceso de diagnóstico, síntomas en el momento de contacto, tratamientos previos recibidos o condición médica laboral (actual o anterior), hábitos personales como tabaquismo o consumo de alcohol, en dado caso cuando se presente un accidente laboral consultar la historia clínica del empleado y tratar información con entidades asociadas que hagan parte del gremio de salud.

En el proceso de vinculación la empresa puede obtener información sobre sus antecedentes penales o consultar en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes como parte del proceso de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. También podemos obtener información sensible si usted voluntariamente la proporciona (por ejemplo, si usted expresa sus preferencias con respecto al tratamiento médico con base en sus creencias religiosas, cuestiones de genero etc.).

Es posible recolectar información biométrica como imágenes y/o grabaciones en video de los Titulares como parte de la seguridad de las instalaciones y en procesos disciplinarios, esta información se mantendrá bajo medidas apropiadas que aseguren su debida custodia. Informamos que el consentimiento para el Tratamiento de los datos sensibles es de carácter voluntario, razón por la cual, salvo que estos datos resulten indispensables para la celebración o ejecución de la relación contractual con CargoCorp UW, los Titulares no están obligados a autorizar su Tratamiento. En aquellos casos en que sean requeridos para la formalización de la relación contractual y el Titular no esté de acuerdo en suministrarlos se entenderá que no tiene intención de vincularse y así se le hará saber.

8. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de la información cuenta con los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante CargoCorp UW
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a CargoCorp UW
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento CargoCorp UW no respetó los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles

Podrán ejercer los derechos del titular las siguientes personas:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento
• Por estipulación a favor de otro o para otra previa acreditación de tal estipulación
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlo

9. DEBERES DE CARGOCORP UW COMO RESPONSABLE Y/O ENCARGADO

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular la cual se entiende incluida en las ofertas que someta a consideración la compañía
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Rectificar la información cuando sea incorrecta
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos

10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular podrá ejercer los derechos establecidos en esta política de la siguiente manera: Mediante comunicación escrita o por correo electrónico podrá: solicitar información acerca de los datos personales que reposen en la base de datos que maneja CargoCorp UW y ejercer los derechos previstos en este documento.

La comunicación podrá ser dirigida al representante Legal o al área de Compliance al correo electrónico compliance@cargocorpuw.com. Las consultas serán atendidas por el mismo medio en la cual haya sido radicada, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para la radicación y atención de las solicitudes se solicita suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (correo electrónico y teléfono de contacto)
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Firma y número de identificación.

En el evento en que el Titular o la persona debidamente autorizada para el ejercicio de sus derechos, consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante CargoCorp UW el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el evento en que la información relacionada esté incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 31 de Julio de 2013. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.