Políticas para el tratamiento de datos

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, mediante las cuales se establece el Régimen General de Protección de Datos Personales, se implementan las presentes políticas generales para el tratamiento de los datos de clientes, proveedores o cualquier tercero que haga parte de la base de datos de la que sea responsable CRM CONSULTING SERVICES S.A.S., en adelante CRM.

ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIONES.

Para efectos del desarrollo de las presentes políticas se entenderá por:

1. a) AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento expreso y libre que EL TITULAR entregará a CRM por un medio documental para el manejo o tratamiento de sus datos, de manera previa a su tratamiento.
   b) DATOS SENSIBLES. Se entenderá por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. CRM no recopilará o usará datos sensibles en el desarrollo de su actividad mercantil
   c) ENCARGADO: Podrá ser CRM o un tercero autorizado para ello, quienes realizarán el tratamiento de los datos entregados por EL TITULAR
   d) RESPONSABLE: CRM como responsable de la base de datos decidirá sobre la misma y/o por el tratamiento de los datos entregados por EL TITULAR
   e) TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos sean objeto de tratamiento
   f) TRATAMIENTO: Consiste en la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos, no sensibles, que use CRM para su actividad mercantil.

ARTÍCULO SEGUNDO: TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS.

CRM obtendrá los datos personales mediante la recolección directa o través de terceros debidamente autorizados para proporcionar tal información con fines exclusivamente comerciales.

CRM garantizará el almacenamiento seguro de la información contenida en la base de datos, así como su no venta o suministro a terceras personas diferentes a su matriz, filiales y demás empresas del grupo empresarial.

Los datos recolectados se usarán con fines exclusivamente comerciales, de mercadeo, estadísticas, actualización de datos, encuestas de satisfacción, análisis de tendencia y en general demás estudios de técnica útiles para la promoción de los productos y servicios de CRM.

ARTÍCULO TERCERO: MECANISMOS DE OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN.

CRM, requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado del TITULAR para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de este último la cual se entiende incluida dentro de la ofertas de servicios que haga CRM.

Para ello, CRM, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, conservará prueba de la autorización otorgada en documento por EL TITULAR, la cual estará disponible para verificación por parte de este último en cualquier momento.

Para obtener acceso a la autorización, EL TITULAR deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo quinto del presente documento.

ARTÍCULO CUARTO. DERECHOS DEL TITULAR.

EL TITULAR de la información tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante CRM
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CRM
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento CRM no respetó los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

ARTÍCULO QUINTO: ÁREA DE ATENCIÓN AL TITULAR Y PROCEDIMIENTO PARA CONOCER O ACCEDER A SU INFORMACIÓN.

El TITULAR podrá ejercer los derechos establecidos en esta política de la siguiente manera:

Mediante comunicación escrita o por correo electrónico podrá: solicitar información acerca de los datos personales que reposen en la base de datos que maneja CRM y ejercer los derechos previstos en el artículo cuarto de este documento.
La comunicación podrá ser dirigida al representante legal o al área de Mercado y Comunicaciones de la sociedad.
La consulta será atendida, por el mismo medio en el cual haya sido radicada, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

ARTÍCULO SEXTO: PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN.

En el evento en que el TITULAR o la persona debidamente autorizada para el ejercicio de sus derechos, consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante CRM el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo podrá ser formulado mediante comunicación escrita o mediante correo electrónico a las direcciones indicadas en el artículo quinto del presente documento, en el mismo EL TITULAR deberá identificarse plenamente, realizar una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO SÉPTIMO: DEBERES DE CRM COMO RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN.

a) Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el TITULAR la cual se entiende incluida en las ofertas que someta a consideración la compañía
c) Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
e) Rectificar la información cuando sea incorrecta
f) Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos.

ARTÍCULO OCTAVO: QUIÉN PUEDE EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR.

Podrán ejercer los derechos del TITULAR las siguientes personas:

a) El TITULAR, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad
c) Por el representante y/o apoderado del TITULAR, previa acreditación de la representación o apoderamiento
d) Por estipulación a favor de otro o para otro previa acreditación de tal estipulación
e) Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

ARTÍCULO NOVENO: PROCEDIMIENTO PARA CONOCER O ACCEDER A SU INFORMACIÓN.

El TITULAR podrá solicitar a CRM, mediante comunicación escrita o correo electrónico dirigido al correo señalado en el artículo quinto del presente documento, conocer la información relacionada con sus datos que reposen en las bases de datos de CRM.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará el término de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO DÉCIMO: PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN.

En el evento en que EL TITULAR o la persona debidamente autorizada para el ejercicio de sus derechos, consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante CRM, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo podrá ser formulado mediante comunicación escrita o mediante correo electrónico a las direcciones indicadas en el artículo quinto del presente documento, en el mismo EL TITULAR deberá identificarse plenamente, realizar una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer

2. En el evento en que la información relacionada esté incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo

3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado

4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido

5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: VIGENCIA.

Las políticas acá contenidas tienen vigencia desde el día 1 de julio de 2013 y fueron reajustadas el 31 de agosto de 2016.